Huishoudelijk reglement | Nijkerkse Schaakclub

Leden

Artikel 1 Leden en lidmaatschap

Zie ook statuten artikel 3.
Gewone leden die ook lid zijn van een andere bij de schaakbond (KNSB) aangesloten vereniging en waarvoor deze vereniging de KNSB afdracht verzorgt, hebben alle rechten en plichten als andere gewone leden met uitzondering van:
a. hun jaarlijkse contributie wordt verminderd met de KNSB afdracht.
b. dat zij niet mogen uitkomen namens onze vereniging in de KNSB-competities.
Alle leden zijn verplicht de bondsreglementen, de verenigingsreglementen en gegeven voorschriften op te volgen en goede sportmanieren in acht te nemen. Bij gebreke daarvan kan, door of in naam van het bestuur, het lid worden geschorst of kunnen andere strafmaatregelen worden toegepast. Zo nodig kan het bestuur tot royement overgaan.
Alle leden worden geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen.
De leden zijn verplicht de door de ALV vastgestelde contributie aan de vereniging te betalen (zie ook artikel 10).

Bestuur

Artikel 2 Taken van het bestuur

Zie ook statuten artikel 5.
Het bestuur is belast met de algemene beleidsvoering, zorgt voor naleving van de statuten en reglementen en zorgt dat genomen besluiten uitgevoerd worden.
Het bestuur geeft voorschriften die nodig zijn in het belang van de vereniging.
Het bestuur is gerechtigd om personen, die anders dan als bestuurder werkzaamheden voor de vereniging verrichten, aan te stellen of te ontslaan.
Het bestuur zorgt voor continuïteit van haar taken, door vervanging binnen het bestuur te regelen als bestuursleden tijdelijk uitvallen.
Het bestuur is bevoegd namens de vereniging verplichtingen en overeenkomsten aan te gaan met dien verstande, dat vooraf bij meerderheid van stemmen toestemming nodig is van de ALV:
a. voor het aangaan van financiële verplichtingen waardoor de door de ALV goedgekeurde jaarbegroting met meer dan 20% overschreden wordt.
b. voor verplichtingen die het eigen vermogen van de vereniging zodanig beïnvloeden dat hierdoor de continuïteit in gevaar komt.
c. voor het aangaan van meerjarige verplichtingen.

Artikel 3 Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert telkens wanneer de voorzitter dit nodig vindt, maar minstens 2 maal per jaar
De voorzitter is verplicht binnen 3 weken een vergadering uit te schrijven als de meerderheid van het bestuur dit verlangt. De te behandelen onderwerpen dienen te worden vermeld.
Op een vergadering van het bestuur kunnen geen bindende besluiten worden genomen als slechts een minderheid van het bestuur aanwezig is.
Besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen. Als de stemmen staken, beslist de voorzitter.
In bijzondere gevallen, waarin spoedeisende voorzieningen nodig zijn, kan de voorzitter een beslissing nemen zonder dat een vergadering plaatsheeft (discretionaire bevoegdheid). De genomen beslissingen moeten in de eerstvolgende bestuursvergadering worden toegelicht.

Artikel 4 Taken van de voorzitter

De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op de vereniging. Hij zorgt voor de naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen en bepalingen.
Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging.
Zo hij dit nodig acht, kan hij bepalen dat alle uitgaande stukken, in concept vooraf met hem worden afgestemd.
De voorzitter kan een ander bestuurslid aanstellen om namens hem vergaderingen te leiden. Ook kan het bestuur besluiten een vergadering door een niet-bestuurslid te laten leiden.

Artikel 5 Taken van de secretaris

De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van de vereniging voor zover deze niet aan anderen is opgedragen. De administratie moet zodanig worden gevoerd dat deze overdraagbaar is.
Alle uitgaande stukken worden door hem ondertekend of digitaal verstuurd.
Hij is verplicht van deze stukken een afschrift te bewaren.
Op de ALV brengt hij het jaarverslag uit.
Hij beheert het verenigingsarchief.
Hij is verantwoordelijk voor het notuleren van de bestuursvergaderingen en de ALV.
Hij is verantwoordelijk voor het bijhouden van de ledenlijst en een lijst van begunstigers.

Artikel 6 Taken van de penningmeester

De penningmeester is verantwoordelijk voor het innen van de contributies en bijdragen.
Hij is verantwoordelijk voor betalingen door of namens de vereniging.
Hij is verantwoordelijk voor de boekhouding van de vereniging.
Hij is verantwoordelijk voor de financiële jaarverantwoording en het opstellen van de begroting voor het volgende verenigingsjaar.

Algemene ledenvergadering en besluitvorming

Artikel 7 Algemene ledenvergadering (ALV)

Zie artikel 6 en 7 statuten.
Het bijeenroepen gebeurt per e-mail aan alle leden, uitgezonderd de begunstigers. Leden zonder
e-mail worden op papier uitgenodigd. Met de uitnodiging wordt ook de agenda verstuurd.
De deelnemers kunnen voor of bij de aanvang van de vergadering agendapunten inbrengen.
a. Voor zaken die bij het vaststellen van de agenda worden ingebracht, besluit de ALV of ze in behandeling worden genomen.
b. Agendapunten die minimaal 5 dagen voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur met redenen omkleed zijn ingediend, worden aan de agenda toegevoegd.
De ALV is toegankelijk voor leden en genodigden. Als de voorzitter, minimaal 3 leden van het bestuur of minimaal 5 leden dit wensen, moet de vergadering met alleen stemgerechtigde leden voortgezet worden en de eventueel aanwezige afgevaardigden van de schaakbond.
Als bij een ALV te weinig leden aanwezig zijn om besluiten te kunnen nemen, wordt door het bestuur binnen 14 dagen een nieuwe ALV belegd. Deze vergadering is ongeacht het aantal aanwezige leden bevoegd besluiten te nemen over de agendapunten van de vorige vergadering. Voor een ALV waar het ontbinden van de vereniging op de agenda staat, gelden andere regels (zie artikel 12 statuten).
De voorzitter kan de vergadering kort schorsen voor nader overleg.
De voorzitter kan leden die herhaaldelijk gedurende de vergadering de orde verstoren na een waarschuwing het verder bijwonen van de vergadering ontzeggen.

Artikel 8 Stemrecht en besluitvorming ALV

Zie artikel 8 statuten.
De voorzitter of minstens 3 leden kunnen om een schriftelijk stemming verzoeken bij gevoelige beslissingen of uit privacyoverwegingen. Het tellen van de stemmen gebeurt door 3 leden van de vergadering.
De ALV kan besluiten om voor een anonieme stemming digitale hulpmiddelen te gebruiken, mits de kosten hiervan kunnen worden gedekt.
Bij staking van stemmen over benoemingen vindt een herstemming plaats.

Commissies

Artikel 9 Commissies
Commissies ondersteunen het bestuur bij hun taken. De vereniging onderscheidt de kascommissie en overige commissies.

De kascommissie

De kascommissie controleert de financiën van de vereniging.
De kascommissie heeft te allen tijde het recht de boeken van de penningmeester te controleren.
De kascommissie controleert jaarlijks, minimaal 1 maand voor de jaarvergadering, de boeken.
De kascommissie rapporteert haar bevindingen aan de ALV.
De kascommissie adviseert het bestuur gevraagd of ongevraagd over financiële aangelegenheden.
De kascommissie bestaat uit twee leden. Om het jaar treedt een van de commissieleden terug en wordt door de ALV een vervanger benoemd.

Overige commissies
De ALV kan op verzoek van het bestuur commissies benoemen die belast worden met specifieke verenigingstaken.

Geldmiddelen

Artikel 10 Vaststellen contributie

De verschuldigde contributie wordt jaarlijks door de ALV vastgesteld.
Het bestuur zorgt voor een gemotiveerd contributievoorstel. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele reserveringen voor grote uitgaven.
De ALV kan besluiten de leden in (leeftijd) categorieën in te delen ,die elk een verschillende bijdrage betalen.

Competities

Artikel 11 Onderlinge competities

Elk verenigingsjaar wordt een onderlinge clubcompetitie gehouden (de huiscompetitie).
Het doel van deze competitie is het bepalen van de jaarlijkse clubkampioen en de rangorde van speelsterkte. Daarnaast wordt ieder jaar geschaakt om de Cozijnsen bokaal en het kampioenschap snelschaken.
Het bestuur benoemt voor de huiscompetitie een wedstrijdleider (de interne wedstrijdleider).
a. Hij plant de competities en maakt in overleg met het bestuur een voorstel voor het competitiereglement en het spelsysteem.
b. Hij houdt de uitslagen en competitiestanden bij.
c. Hij informeert de leden periodiek over de competities en behaalde resultaten.
d. Hij brengt in de ALV verslag uit over het afgelopen seizoen en maakt en deelt een voorstel van de plannen voor het komende seizoen.

Artikel 12 Externe competitie

De vereniging wil jaarlijks met een of meerdere teams deelnemen aan de bondscompetitie.
Het aantal teams hangt af van het aantal gewone leden, hun beschikbaarheid en speelsterkte.
Het aantal teams wordt jaarlijks door de ALV bepaald.
Het bestuur benoemt voor de bondscompetitie een wedstrijdleider (de externe wedstrijdleider).
a. Hij stelt de wedstrijdteams samen, waarbij hij ernaar streeft tijdens het seizoen zoveel mogelijk spelers aan de externe competitie te laten deelnemen.
b. Hij informeert de leden periodiek over de bondscompetitie en behaalde resultaten.
c. Hij brengt in de ALV verslag uit over het afgelopen seizoen en maakt en deelt een voorstel van de plannen voor het komende seizoen.
d. Spelers worden door de externe wedstrijdleider geïnformeerd over hun teamindeling. De spelers kunnen hiertegen bezwaar maken bij het bestuur.
d, Voor elke competitiewedstrijd benoemt de externe wedstrijdleider een teamleider.
d1. De teamleider bepaalt de bordindeling tijdens een wedstrijd volgens de regels van de KNSB..
d2. Spelers zijn tijdens de wedstrijden verplicht instructies van hun teamleider op te volgen.
e. Verhindering moet minimaal 24 uur voor de wedstrijd doorgegeven worden aan de externe wedstrijdleider (overmacht daargelaten).

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 6 februari 2023 te Nijkerk.